Les 8 clés du succès du gestionnaire de projet 2.0

Vous vous questionnez encore sur le rôle et les compétences nécessaires pour œuvrer dans le domaine de la gestion de projet? Apprenez-en plus sur ce métier en pleine évolution qui fait partie intégrante du quotidien chez Adviso.

Comprendre le rôle du gestionnaire de projet

Nous pourrions définir le gestionnaire de projet comme un chef d’orchestre responsable du bon déroulement des différentes phases d’un projet, de son démarrage jusqu’à la fermeture du mandat.

Lors de la phase de démarrage, le gestionnaire de projet s’assure de bien définir les différents paramètres du mandat. À cette étape, il est crucial de bien saisir l’envergure du projet et de définir quelles seront les différentes parties prenantes impliquées tout au long du processus. Durant la phase de planification, il s’assure d’avoir toutes les ressources qualifiées disponibles pour travailler sur le projet. C’est lors de cette étape qu’un plan de projet et un échéancier sont élaborés. Les étapes-clés du mandat y sont alors détaillées et un responsable est assigné pour chacune des activités prévues.

Lors de la phase d’exécution, le gestionnaire de projet informe l’équipe sur les tâches à accomplir et définit les facteurs-clés de réussite auprès des différents membres. Tout au long du projet, il s’assure que le mandat respecte les coûts, les échéances, les objectifs, les requis et que les différentes activités se déroulent au mieux dans l’ensemble. Le gestionnaire de projet est également garant de la qualité des livrables présentés au client. La dernière étape du projet et non la moindre est bien évidemment la fermeture du projet. Lors de cette dernière étape, le gestionnaire accompagné des spécialistes impliqués sur le mandat sont en charge de réaliser un post-mortem visant à émettre des constats globaux sur le déroulement du projet et d’en retirer des apprentissages pouvant s’appliquer à de futurs projets.

Les 8 commandements d’un gestionnaire de projet

1) Écoute

L’écoute est l’une des compétences fondamentales du gestionnaire de projet. En effet, l’écoute active permet de bien comprendre le message de son interlocuteur et de questionner au besoin. Il est primordial d’être en mesure de reformuler le message afin de s’assurer d’avoir bien compris les différentes interactions.

2) Savoir (bien) communiquer

Puisque le gestionnaire de projet communique environ 90% de son temps, soit par écrit, par courriel ou encore de vive-voix, il se doit d’être un habile négociateur, de faire preuve d’empathie et d’être capable de fournir des pistes de solutions. De plus, il est primordial d’effectuer un travail de documentation en amont et en aval d’un projet afin de centraliser et de rendre disponible l’information pour toutes les parties prenantes. Documenter un projet peut se faire à plusieurs niveaux. Par exemple, il peut s’agir d’établir un calendrier de rencontres et des échéances, d’identifier le rôle des différents intervenants, de documenter l’avancement des activités ou encore d’élaborer un suivi des budgets. Faisant preuve de tact et de de diplomatie, le gestionnaire de projet est également amené à animer les différents formats de rencontre, il doit donc savoir bien s’exprimer et se présenter.

3) Curiosité

Le gestionnaire de projet doit être doté d’une curiosité intellectuelle aiguisée. Interagissant souvent avec différents types de spécialistes, il peut souvent être amené à sortir de sa zone de confort. Pour cette raison, le gestionnaire de projet doit poser des questions, élargir ses connaissances sur les différents sujets qui touchent à ses projets et surtout demeurer informé. Il ne faut pas hésiter à nourrir sa curiosité en multipliant les lectures, en suivant des conférences, en participant à des ateliers et surtout en accompagnant les spécialistes sur le terrain pour s’imprégner de l’essence de leur travail. La curiosité est également un outil important pour se tenir informé des activités des projets, aligner les objectifs et cerner les risques avant même qu’un enjeu ne survienne.

4) Créativité

Un projet se passe rarement comme on l’avait imaginé dès le départ. C’est pour cette raison que le gestionnaire de projet doit être en mesure de proposer des solutions novatrices et créatives afin de faire du projet une réussite. La créativité est de mise pour trouver des solutions innovantes tout en respectant la valeur livrée d’un projet. Il est donc primordial de mobiliser tous les intervenants afin qu’ils s’impliquent et demeurent motivés même lorsqu’une contrainte surgit. Varier les formats de rencontre d’équipe ou client, s’adapter rapidement au changement, réagir à une situation rapidement et bien peuvent être autant d’exemples sur comment faire preuve de créativité en gestion de projet.

5) Adaptation et résilience

En lien avec la créativité, le gestionnaire de projet doit être en mesure de jongler avec différents enjeux ou situations étant susceptibles de créer un frein au projet. Le gestionnaire de projet moderne doit être en mesure de s’adapter aux différents changements pouvant intervenir dans le projet. Pour ce faire, la méthode Agile en gestion de projet est très intéressante. Cette méthode préconise un mode de fonctionnement flexible permettant d’intervenir rapidement en cas de changements ou de conflits. Cette méthode est collaborative et efficace pour mener à bien un projet en plus de laisser place aux imprévus.

6) Leadership

Le gestionnaire de projet doit être en mesure de mobiliser et de guider tous les intervenants vers la réussite. Charismatique, le gestionnaire doit motiver ses pairs afin que tous soient impliqués et dédiés au projet. Également, il doit être en mesure d’inspirer les parties prenantes à s’investir dans leurs tâches. Favoriser un climat propice aux échanges, opter pour des discussions ouvertes, impliquer chacun des membres, donner le crédit aux bonnes personnes, laisser la liberté à tous d’exprimer leurs points de vue, partager des bonnes valeurs et surtout cultiver une attitude positive sont des pratiques à prescrire.

7) QE ou encore Intelligence Émotionnelle

Pouvant être confronté à différentes situations sensibles à un moment ou à un autre, le gestionnaire de projet se doit de cultiver et de renforcer son intelligence émotionnelle. Pour la plupart d’entre nous, il s’agit évidemment d’un aspect complexe mais il existe différentes façons de développer cette compétence. Investir dans un travail d’estime et d’affirmation de soi serait déjà un bon point de départ. Bien se connaître et identifier ses émotions peut permettre d’anticiper certaines réactions et de trouver des solutions pour y faire face avec confiance. Faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation et de résilience tel que discuté ci-dessus prend également tout son sens ici. Savoir contrôler et gérer ses émotions occupe une importance primordiale dans la gestion de projet.

8) Constance

Bien que le gestionnaire de projet se doive d’être agile, flexible et prêt à accueillir le changement, il est tout de même important de maintenir une certaine constance dans la gestion des différentes activités. Cela peut se traduire par une standardisation des processus de travail afin d’aider les spécialistes à économiser du temps et à trouver facilement la documentation pertinente, par des rencontres récurrentes afin que tous gardent un certain rythme sur les activités/livrables en cours et par le fait même, identifier les risques et contraintes inhérents au projet et y remédier rapidement . La constance s’intègre également dans les communications, c’est-à-dire qu’il est important d’offrir le même type de suivi auprès des équipes. À titre d’exemple, il pourrait s’agir de maintenir le même format de suivi de rencontre ou encore d’ordre du jour. Cela permet aux spécialistes d’avoir des documents de référence pour bien gérer leurs tâches et responsabilités.  Dans son quotidien, le gestionnaire de projet est également fortement encouragé à employer une certaine constance dans le choix de ses outils de travail, pour organiser son temps et ses priorités de façon optimale.

Chez Adviso, cela fait plus de 10 ans que nous investissons notre énergie et notre passion pour instaurer des pratiques solides de gestion de projet, pour le bien de nos clients, de nos experts à l’interne et pour livrer un travail de haute qualité.

Après ces quelques lignes, êtes-vous prêts à vous lancer dans une carrière en gestion de projet?