Réduire votre stress face aux risques d’un projet
L’équipe d’Adviso vous fait part de ses apprentissages lors du dernier Symposium en gestion de projets à Montréal. Que connaissez-vous de la gestion des risques?
L’année 2018 est définitivement intensive pour l’équipe de gestion de projet chez Adviso! En plus d’une croissance importante, d’un déménagement pour la fin de l’été et des projets d’envergures pour ses clients, l’équipe poursuit sa quête perpétuelle de connaître et exploiter les meilleures pratiques de l’industrie. À ce titre, certains d’entre nous ont eu la chance d’assister au Symposium au Plaza Centre Ville fin avril. Organisé par la section de Montréal du Project Management Institute, c’est l’événement le plus important de l’année pour les professionnels en gestion de projet. L’objectif de l’OBNL est de faire rayonner cette discipline et de favoriser le développement de la profession au Québec.
Ayant lancé une application mobile en développement durable il y a deux ans, je me suis particulièrement intéressée à la conférence sur les projets d’aide humanitaire et à leurs contextes uniques. Ce thème est important dans mon expérience car j’ai souvent choisi de faire le lien entre catastrophe humanitaire et crise écologique.
Francois Audet, directeur à l’Institut d’études internationales de Montréal et professeur en gestion de projet international et humanitaire, est venu présenter certains défis uniques en gestion de projet où les règles théoriques ne peuvent pas toujours s’appliquer.
Voici donc des éléments à retenir de sa présentation sur la gestion des risques, et comment les appliquer concrètement dans vos projets. Quel que soit votre milieu professionnel, vous aurez tous à gérer des imprévus, et nous souhaitons vous accompagner dans ces défis d’affaires.
On commence par où?
En quelques mots, la gestion des risques est un procédé qui permet d’identifier, de quantifier, d’analyser et de répondre aux risques d’un projet. Très simplement, le but est de maximiser vos chances de faire face à des événements positifs et donc de minimiser les probabilités de rencontrer des obstacles à l’atteinte de vos objectifs. C’est un aspect extrêmement important qui est souvent minimisé en début de projet.
Quand on observe un projet dans son ensemble, la mention du risque est présente partout :
- dans les contraintes (l’envergure ou scope, la qualité, le temps, les coûts, les ressources);
- dans la phase de planification et d’intégration;
- dans la phase de contrôle et de suivi;
- dans la gestion des coûts;
- dans la gestion des communications.
Appuyons-nous sur un exemple concret avant d’aller plus loin.
Un cas concret
Rien de mieux qu’un exemple tangible. Voici un projet qui présentait plusieurs facteurs de risque :
- des ressources en courbe d’apprentissage;
- un scope de projet très large;
- un client émotivement attaché au projet;
- une entreprise pour qui la culture numérique était à développer;
- des délais très serrés.
Malgré ces facteurs, nous nous sommes avancés à livrer le projet à temps, sans considérer les risques.
Résultats :
- Des frustrations de l’équipe;
- Une incompréhension du client par rapport à son idée de départ;
- Un dépassement du double des heures allouées;
Ce que nous avons appris :
- Dès les premiers échanges avec le client, l’équipe aurait dû être réunie pour lister les risques et déterminer un plan B pour chaque situation;
- En échangeant davantage avec eux, des ressources plus expérimentées auraient été mises sur le projet;
- Afin d’éviter les incompréhensions du client et en constatant ses connaissances sommaires dans le domaine, un exemple de livrable final aurait dû être envoyé et nous aurait permis de mieux gérer ses attentes.
Vous voulez éviter les risques? Restez proactifs!
Les risques peuvent changer, évoluer, apparaître ou disparaître pendant toute la durée d’un projet. En adoptant les pratiques ci-dessous en début de projet, vous pourrez mieux gérer les imprévus, les retards et donc obtenir un meilleur taux de réussite!
A project is a problem scheduled for solution’
– James P. Lewis PhD, Fundamentals of Project Management, 3rd edition
a) Documenter
Qu’il s’agisse de n’importe quel projet, une documentation claire est primordiale pour éviter les embûches. Cette documentation prend la forme d’un plan de gestion des risques qui comporte l’ensemble des items qui ci-dessous.
Commencez par la méthodologie : l’approche que vous allez utiliser. Posez-vous les questions : quels outils et données seront utilisés?
b) Attribuer des rôles et responsabilités
Ensuite, définissez les rôles et responsabilités des membres de votre équipe pour chaque type d’activité. Même si certains risques sont difficiles à anticiper, l’idée est de réfléchir en équipe : qu’est-ce qui pourrait nous empêcher d’atteindre nos objectifs?
Commencez par lister les risques sur la partie gauche d’un tableau et passez ensuite de l’autre côté pour écrire les choses que vous pourriez mettre en place pour les anticiper ou les régler. Sur cette partie du tableau, posez-vous les questions : qu’est-ce que nous pourrons faire dans cette situation? Pour qui devons-nous le faire? À la fin, vous sortirez avec un plan B pour chaque situation et EN ÉQUIPE (cette rencontre est parfaite pour les personnes très analytiques ou bien qui ont tendance à être négatives ;).
Profitez d’avoir la liste des risques en tête pour les regrouper par type de cause (Risk Breakdown Structure), telles que des causes internes, externes organisationnelles, techniques, managériales, politiques, etc.
c) Budgeter
L’aspect du budget est aussi primordial. Pour éviter les surprises : estimer les montants nécessaires pour pallier aux impacts négatifs des risques. Un bon conseil : gardez vous 10 à 15% de contigence ou buffer dans votre budget total. Ne distribuez pas tout tout de suite!
d) Planifier
Toujours dans l’idée de documentation, l’échéancier, qui est un passage obligé de tout gestionnaire de projet, vous servira à identifier à quels moments les analyses de risques seront effectuées et à quel moment un plan d’action doit être implanté.
Attention, tout l’intérêt de ces documents résident dans leur CONSTANCE et leur CONTRÔLE. Il est important qu’ils soient mis à jour au fur et à mesure que le projet avance pour un suivi plus rigoureux des réponses aux risques.
Tout ne se passe pas toujours comme prévu
Il est parfois difficile d’appliquer une solution unique face à la variété de situations que l’on peut rencontrer et surtout dans des contextes instables.
Qu’il s’agisse de problématiques d’agences ou de situations de la vie courante, tout ne peut pas toujours se planifier! Même dans des situations extrêmes de crises humanitaires, les mêmes questions reviennent toujours : comment peut-on surmonter les obstacles qui nous empêchent d’avancer? Comment peut-on anticiper les crises plutôt que d’éteindre les feux? Pour qui doit-on agir?
Ces contextes imprévisibles nous rappellent que quelles que soient les situations, il faut trouver du temps en amont pour essayer de penser à des plans B.
Dans un contexte de gestion de projet en agence, tous les mandats comportent des risques. L’objectif est de pouvoir les anticiper au maximum.
‘Scope changes most often occur because something is forgotten. Better attention to what is being done in the beginning usually reduces scope creep’
James P. Lewis PhD, auteur de Fundamentals of Project Management, 3rd edition
Envie de pousser vos réflexes en gestion des risques plus loin?
Cet article est un point de départ pour mieux préparer la gestion des risques. Et vous quels sont vos bons réflexes en gestion de projet? Comment est-ce que les théories apprises vous aident en période de crise?
Pour aller plus loin dans l’analyse, il serait tout à fait possible d’approfondir la méthodologie et les réflexions en amont. Notamment l’analyse qualitative et quantitative du risque. On parle ici des facteurs environnementaux de l’entreprise, d’actifs organisationnels, de matrice de probabilité, de plan de gestion des coûts, etc.
En tant que coordonnatrice de projets en agence, mon objectif est d’accompagner le client dans sa réussite. Pensez-vous que cela passerait par un modèle de projection du risque? C’est-à-dire être capable, en début de projet, de prévoir les risques éventuels en se basant sur les courbes d’évolution de données passées.
Je vous laisse là-dessus… Bonne planification!