Conseils d’une experte pour gagner du temps sur Excel

Rassurez-vous, il existe des solutions pour gagner du temps et rendre votre vie un peu plus facile, et, ce n’est pas de la magie !

Pour ce faire, il vous faut savoir : naviguer, compiler des données et créer le tableau parfait qui se met à jour automatiquement afin de réduire considérablement le temps passé, les efforts et la marge d’erreur.

Comment naviguer dans Excel ?

Pour gagner du temps dans la navigation à travers Excel, il existe des raccourcis clavier et des filtres qui vous permettront d’être plus efficace dans vos recherches. De fait, pour ajouter un filtre dans votre feuille Excel, il vous suffit d’utiliser Ctrl + shift +L. Cette fonctionnalité va vous faciliter le tri et la sélection d’informations pertinentes rapidement. Utilisez ce même raccourci pour enlever le filtre. 

Dans cette même approche, quand votre document possède des milliers de lignes, des centaines de colonnes, il est nécessaire de connaître des raccourcis clavier qui vous évitent de scroller pendant des heures!

Autant au niveau d’une ligne que d’une colonne ou que depuis une cellule, vous allez gagner un temps précieux dans vos recherches d’informations :

• Pour atteindre la dernière ligne de la plage de données : Ctrl + flèche du bas.
• Pour remonter à la première ligne : Ctrl + flèche du haut.

Et bien évidemment, cela fonctionne également avec les colonnes :

• Pour atteindre la dernière colonne : Ctrl + flèche de droite.
• Pour revenir à la première : Ctrl + flèche de gauche.

Quand vous naviguez dans Excel et que vous voulez sélectionner plusieurs lignes ou plusieurs colonnes, une technique vous permet de vous faciliter la vie :

• Pour sélectionner plusieurs lignes : Shift + flèche du bas ou Shift + flèche du haut.
• Pour sélectionner plusieurs colonnes : Shift + flèche de droite ou Shift + flèche de gauche.
• Pour sélectionner toutes les lignes jusqu’en bas de la plage de données, vous pouvez maintenir Shift : (Ctrl + Shift ensemble) + flèche du bas. Par la même occasion, cela fonctionne également pour sélectionner les lignes de bas en haut : (Ctrl + Shift ensemble) + flèche du haut. Vous pouvez aussi utiliser la même logique pour les colonnes : (Ctrl + Shift ensemble) + flèche de droite (ou flèche de gauche).

Maintenant que vous naviguez comme un poisson dans l’eau entre les lignes et les colonnes, il vous faut maîtriser le retraitement de données, un aspect essentiel dans l’analyse d’informations.

Comment consolider les données dans une seule base de données ?

Comme les sources de données que vous voulez analyser peuvent varier, il vous faut les retraiter. Ce retraitement vous donne l’opportunité de les compiler, et éventuellement d’ajouter des informations complémentaires pour faciliter votre analyse par la suite.

En effet, si vous souhaitez créer rapidement une table de correspondance, voici quelques conseils :

• Supprimer les doublons depuis l’onglet Données afin de n’avoir qu’une entrée unique (Data> Remove Duplicates)
• Fractionner le texte en plusieurs colonnes, ce qui revient à Convertir depuis l’onglet Données (Data> Text to column).

Par exemple en média, si vous avez une liste de campagnes avec une nomenclature uniforme comme (Produit_marché_langue) : (Robe_Canada_EN), (Robe_Canada_FR), (Robe_USA_EN), cette fonction vous permettra de créer 3 colonnes avec les informations (produit | marché | langue), et ainsi la plage de données sera prête.

La fonction primordiale à maîtriser pour gagner du temps est la recherchev (vlookup). Le support Office décrit cette fonction comme « valeur à rechercher, plage dans laquelle rechercher la valeur, numéro de colonne dans la plage de cellules contenant la valeur de retour, correspondance exacte ou approximative, indiquée par 0/FAUX ou 1/VRAI. »

Ce qui revient à se dire :

• Qu’est ce que je cherche? [valeur à rechercher] = la cellule dans laquelle se trouve l’information à faire concorder
• Où? [plage dans laquelle rechercher la valeur] = plage de données dans laquelle se trouve la réponse
• S’il existe une correspondance ? = Quel est le numéro de la colonne dans la plage de données qui contient la réponse à ma question? [numéro de colonne dans la plage de cellules contenant la valeur de retour]
• Sinon (s’il n’y a pas de correspondance) alors 0 [correspondance exacte ou approximative, indiquée par 0/FAUX ou 1/VRAI]

Si vous voulez réussir à tous les coups la fonction recherchev, voici quelques conseils importants :

• La colonne contenant la valeur commune doit toujours être la première information de la plage de données.
• Coller les onglets contenant les données à compiler dans un même dossier (document).
• Utiliser les $ pour figer les cellules de la plage de données (avec la touche F4 : une fois pour figer la colonne et la ligne, deux fois pour figer la ligne et trois pour figer la colonne).
• Ne pas hésiter à créer une table de correspondance.

Maintenant vous pouvez ajouter à la plage de données des informations qui ne figuraient pas dans l’export de données, mais que vous avez a dans un autre document ou dans une table de correspondance.

Toutes vos données sont présentes dans une même plage de données, vous pouvez créer un tableau croisé dynamique (Pivot table), vous permettant de créer votre synthèse dans un tableau dynamique et ainsi faciliter l’analyse et la lecture des données.

Cependant, un tableau croisé dynamique peut devenir complexe quand vous ne connaissez pas toutes ses possibilités. Mais ne vous inquiétez pas, nous avons la solution!

Comment utiliser le tableau croisé dynamique?

Tout d’abord, pour créer votre tableau croisé dynamique, sélectionnez la plage de données, et cliquez sur Tableau croisé dynamique (PivotTable), depuis l’onglet Insérer (Insert). Idéalement, il faut sélectionner les colonnes de votre plage de données, ainsi, si des lignes de données sont ajoutées à la suite, le tableau croisé dynamique pourra être mis à jour facilement depuis l’onglet Analyse > Actualiser (Analyze> Refresh). Cela vous permettra de ne plus perdre votre temps à recommencer votre tableau croisé dynamique!

À partir de là, il vous faudra recalculer tous les ratios via la liste des formules depuis  l’onglet Analyse dans les Champs, éléments et jeux (Analyze> Fields, Items & Sets> Calculated field), par exemple : taux de clics, taux de conversions, CPC, CPA, CTR, taux de rebond…

Pour ne pas se tromper, un conseil important : pensez à supprimer les ratios de la plage de données avant de faire le tableau croisé dynamique, ainsi vous serez obligé de les calculer correctement.

Une fois que vos données sont récoltées dans le tableau, il faut les organiser. Vous pouvez jouer avec les niveaux (marché/langue/format ou format/langue/marché) afin de trouver la vue qui correspond le mieux à vos besoins. Par la même occasion, vous pouvez utiliser le drag and drop à partir de la colonne Étiquette de données (Row labels) et créer un filtre en sélectionnant directement les données dans le tableau (clic droit > filtrer > cellules sélectionnées uniquement) (right click> filter> Keep Only Selected Items).

Un dernier conseil : pour mettre en forme les chiffres dans le tableau, ne sélectionnez pas les cellules dans le tableau, mais sélectionnez la colonne du tableau directement. Effectivement si vous modifiez l’ordre ou ajoutez des sous-totaux, la mise en forme sera conservée. Il ne vous reste plus qu’à jouer avec les possibilités de visualisation du tableau dans l’onglet Design.

Maintenant que vous avez le tableau dont vous avez besoin, vous pouvez vous demander si ce n’est pas un peu long comme processus… Halte ! Un détail à ne pas oublier : Le tableau est réutilisable à l’infini! Dès lors que vous utilisez les mêmes colonnes dans le même ordre, vous n’avez qu’à mettre les données à jour et rafraîchir le tableau depuis l’onglet Analyse > Actualiser (Analyze> Refresh).

L’utilisation d’Excel peut vous donner quelques sueurs froides, mais n’oubliez pas, plus on pratique plus c’est facile!