Comment la culture organisationnelle peut influencer la gestion de projet

Dans toute entreprise, la gestion de projet se situe dans un contexte et une culture d’entreprise beaucoup plus large que le projet lui-même. La compréhension de ce contexte élargi permet de s’assurer que le travail de gestion de projet est réalisé en harmonie avec les objectifs de l’organisation et géré conformément aux pratiques établies. Souvent discréditée, on sous-estime comment la culture d’entreprise peut affecter positivement ou négativement l’avancement d’un projet.

Ceci est d’autant plus important dans un contexte de télétravail où la culture d’entreprise est plus difficile à communiquer. Il devient primordial que cette dernière soit forte et claire afin que chaque projet soit encadré de la même façon. Aussi, cela permet une meilleure intégration des nouveaux employés qui, travaillant à la maison, ne pourront avoir le pouls exact de toute l’organisation. 

Il existe souvent des différences dans la façon dont les entreprises traitent le cycle de vie d’un projet, la documentation, les ressources, etc. entre des industries similaires selon la culture d’entreprise. Il n’y a pas une culture d’organisation significativement meilleure ou plus productive. Elles sont tout simplement différentes et ces différences influent sur les gestionnaires de projet.

Dans cet article, nous expliquerons comment la structure organisationnelle et la culture d’entreprise ont un impact sur la gestion de projet.

Les influences organisationnelles sur la gestion de projet

Certains éléments tels que la culture et la structure d’une organisation peuvent influencer la façon dont sont réalisés et gérés les projets.

En lien à ceux-ci, le niveau de maturité de la gestion de projet au sein d’une organisation et les processus de gestion implantés peuvent également influencer le bon déroulement d’un projet.

Ainsi, dès qu’un projet implique plusieurs entités externes telles que des partenaires, des sous-traitants ou même des clients, on peut facilement conclure que le bon déroulement du projet dépend de l’implication de chacune de ces parties prenantes. De plus, avec le télétravail, il peut être plus difficile d’interpréter la maturité d’un partenaire, ce qui rend d’autant plus important d’avoir une culture d’entreprise forte.

Par exemple, si un projet requiert la participation active d’un sous-traitant, voir en est dépendant, mais que celui-ci a un niveau de maturité de la gestion de projet moindre, alors le projet peut se trouver ralenti et ainsi nuire à la livraison à temps.

Qu’est-ce que la culture d’entreprise?

La culture d’entreprise, aussi appelée culture organisationnelle, désigne l’ensemble des différentes caractéristiques et composantes d’une entreprise. Elle a pour objectif de différencier une entreprise à ses concurrents, mais aussi de rassembler les intervenants, en améliorant la communication entre les membres de l’entreprise.

La culture d’entreprise repose sur des valeurs partagées par l’ensemble des employées en plus d’être définies par les dirigeants, l’historique de l’entreprise elle-même, la culture professionnelle des employés, etc.

Et la gestion de projet dans tout ça?

Après avoir présenté une brève définition de la culture, nous explorons maintenant pourquoi une compréhension de la culture d’entreprise est importante pour les gestionnaires de projet.

Tel que décrit dans le PMI Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 5ième édition : «la culture d’une organisation est façonnée par les expériences de ses membres. Dans cet ordre d’idée, la plupart des organisations ont développé des cultures uniques au fil du temps par la pratique et l’usage commun. »

Les expériences courantes comprennent les éléments suivants :

• Vision, mission, valeurs croyances et attentes communes
• Règlements politiques, méthodes et procédures
• Systèmes de motivation et de récompense instaurés au sein d’une entreprise
• Forte ou faible tolérance au risque
• Vue du leadership, de la hiérarchie et des relations d’autorité
• Code de conduite, éthique et heures de travail
• Environnements d’exploitation

Les projets considérés comme alignés à la culture organisationnelle peuvent avoir une mise en place plus fluide et des taux de réussite plus élevés par rapport aux projets qui entrent en conflit avec ces normes culturelles. Aussi, comprendre la culture organisationnelle et ses relations avec la gestion de projet peut aider les entreprises à déterminer quels projets méritent d’être poursuivis ou non. Ceci est d’ailleurs une priorité chez Adviso qui s’applique à comprendre la réalité de ces clients, qui s’aligne à leur valeurs et culture d’entreprise et qui s’implique auprès de ces derniers.

Cultures organisationnelles et conflits

Les gestionnaires de projet doivent donc interagir avec un éventail de systèmes culturels, souvent simultanément. Ils ne connaissent pas toujours les influences culturelles et rencontrent souvent des conflits et des malentendus lorsqu’ils traitent avec différentes ressources, prestataires ou clients.

Enracinés fréquemment dans les différences de valeur, les conflits peuvent également résulter de problèmes de communication au sein d’une même entreprise, phénomène qui est amplifié par le travail à la maison. Par exemple, lorsqu’une entreprise a des bureaux et des équipes à travers le monde, la langue ou le vocabulaire utilisé peuvent avoir des significations ou des interprétations très différentes créant ainsi de l’incompréhension et des frustrations au sein des équipes. Les gestionnaires de projet, souvent intermédiaires, peuvent ainsi se retrouver entre l’arbre et l’écorce! Ici, une bonne pratique serait d’identifier les moyens de communications dès le début du projet (courriels, appels, choix de termes, définitions, etc.) et appliquer et maintenir une communication claire tout au long du projet. Les moyens de communications peuvent d’ailleurs faire partie de la culture organisationnelle.

Bien que certains conflits soient inévitables, beaucoup peuvent être minimisés en comprenant les cadres culturels, les personnalités des interlocuteurs et les motivations au niveau personnel et organisationnel dans lesquels les équipes évoluent. Il est important de faire un effort concerté pour parler et écouter de manière à tenir compte de ces différences. Une approche réactive et obstinée due aux obstacles du projet ou à l’entêtement d’une autre personne peut polariser les différences, escalader les conflits et rendre difficile ou impossible de compléter un projet. La distance et le manque de lien physique peuvent aussi accentuer le conflit, rendant l’accomplissement du projet encore plus difficile.

Il est donc important d’identifier plusieurs facteurs pour créer une culture organisationnelle qui englobe la gestion de projet, parmi lesquels: la compréhension de la valeur et des bénéfices que fournit la gestion de projet à l’entreprise et aux projets, ainsi que l’alignement des projets à la stratégie organisationnelle et d’affaires.

Pour conclure, plusieurs éléments de la structure et de la culture d’une entreprise peuvent avoir un impact sur le bon déroulement de la gestion d’un projet. La bonne compréhension de ces contextes élargis lors de la planification d’un projet permet de s’assurer que le travail de gestion de projet sera réalisé en harmonie avec les objectifs de l’organisation et géré conformément aux pratiques établies.

Alors, comment la culture joue-t-elle dans le cycle de vie de vos projets? La culture organisationnelle est-elle rigide ou formelle? Exige-t-elle l’adhésion à un cycle de vie spécifique du projet avec des étapes explicites? Ou n’y a-t-il pas de cycle de vie du projet défini? Le télétravail rend-il plus complexe l’accomplissement des projets?