Les parties prenantes jouent un rôle majeur dans le succès d’un projet. À chaque étape, leurs décisions et leurs actions influencent directement la trajectoire du mandat.
Selon le type de projet (numérique, analytique, intelligence artificielle), les intervenants impliqués peuvent varier:
- une équipe de projet
- des agences
- des scientifiques de données
- des programmeurs
- des directeurs
- des stratèges (marketing, UX, CX)
- des rédacteurs
- des designers
- des fournisseurs médias
- des clients
- des utilisateurs
- etc.
Dans une industrie où tout va très vite et où les projets démarrent à vitesse «grand V», la gestion des parties prenantes en début de projet est parfois délaissée… ou oubliée. Pourtant, la définir dès le début est l’un des meilleurs leviers pour garder le cap d’un projet. En identifiant tôt les acteurs clés, vous clarifiez les besoins, les attentes et le rôle de chacun, et vous évitez les détours, les retards et les surprises de dernière minute.
Suivez-moi pour maîtriser les quatre processus essentiels d’une gestion des parties prenantes réussie: identifier, planifier, gérer et contrôler.
4 processus de gestion des parties prenantes
La gestion des parties prenantes ne se limite pas à dresser un simple organigramme. C’est un champ de connaissance structuré que le guide PMBOK1 décrit en quatre processus:
- Identifier les parties prenantes
- Planifier l’engagement des parties prenantes
- Gérer l’engagement des parties prenantes
- Contrôler l’engagement des parties prenantes
Identifier les parties prenantes
À cette première étape, identifiez tout individu, groupe ou organisation qui peut avoir un impact de façon directe ou indirecte sur le projet. Pensez au-delà des parties prenantes internes; incluez les utilisateurs et les consommateurs du produit final.
La recherche utilisateur est une bonne façon de tenir compte de l’utilisateur dans les processus de décision. Inclure l’opinion de nos utilisateurs permet de voir la stratégie à long terme, plutôt que de se limiter au projet en cours.
Documentez et partagez les informations à chacune des parties prenantes et assurez-vous que chacun est à l’aise avec les responsabilités de son rôle. Vous pouvez aussi laisser l’équipe choisir ses rôles et réviser par la suite.
Quel que soit le projet (numérique, analytique ou IA) les niveaux de compréhension diffèrent souvent au sein des équipes. Ces écarts ne sont pas un obstacle… s’ils sont identifiés tôt. Outillez les équipes rapidement afin d’équilibrer la réalité des ressources et l’output désiré.
Le modèle RACI
La matrice RACI est un outil structuré pour vous aider à identifier les rôles des membres du projet. Chaque membre sait exactement quoi faire, ce qui réduit les confusions et renforce la collaboration.
Dans le cas d’une implémentation de solution IA, le président d’entreprise pourrait être un «I», car il ne sera pas nécessairement impliqué quotidiennement dans l’avancement du projet, mais sera informé aux moments décisionnels clés.
Planifier la gestion des parties prenantes
Après avoir identifié les rôles clés de chacun, établissez des stratégies pour gérer efficacement l’implication des parties prenantes identifiées pendant la durée du projet. Selon les rôles de chacun, veillez à rendre les informations importantes accessibles au bon moment via des canaux de communication prédéterminés. La bonne information, au bon moment, au bon acteur.
Planifiez dans l’échéancier des rencontres et identifiez qui sera impliqué dans chacune d’entre elles. Cela vous évitera de recevoir des demandes de suivi et de progrès régulièrement, en plus de requêtes personnelles de mises à jour qui réduisent l’efficacité du projet. Clarifiez dès le début le niveau de reporting attendu.
Gérer et contrôler l’engagement des parties prenantes
Après les deux premières étapes, plusieurs ont l'impression que le projet est bouclé. Surprise! Cette tâche est itérative.
- Suivi global et continu avec les parties prenantes
- Mise à jour des documents
- Ajustement des stratégies de gestion, au besoin
Le plan ne vaut rien si l’équipe n’y adhère pas. Favorisez l’implication dès le départ de l’équipe afin de vous assurer que chacun joue son rôle dans la réussite du projet.
La gestion des parties prenantes n’est pas seulement de planifier, mais de mettre en œuvre et de bien communiquer votre approche tout au long du projet.
Gérer les parties prenantes = gérer les attentes
La gestion des parties prenantes consiste avant tout à prévoir, aligner et gérer les attentes, autant celles des intervenants du projet que celles des utilisateurs finaux. L’objectif est double: réduire les impacts négatifs et renforcer le soutien autour du projet.
L’envergure du mandat, qu’il touche le numérique, l’analytique ou l’IA, influence les ressources, les tâches et le temps requis. Mais une chose demeure constante: plus tôt les parties prenantes clés sont impliquées, plus vous réduisez les risques de délais, de dépassements de coûts, d’imprévus, de changement de scope… voire d’annulation pure et simple.
Avec un cadre clair, chacun peut mettre son énergie là où ça compte vraiment: faire de votre projet un succès.
Vous avez besoin d’aide pour bien mener votre projet à bon port? Adviso peut vous aider à y voir clair et à mobiliser les bonnes parties prenantes. Parlez-nous de votre projet.
RÉFÉRENCE
1 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)–Sixth Edition, 2017
L’article Guide pour la gestion efficace des parties prenantes est apparu en premier sur adviso.ca
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