Canevas d’atelier collaboratif : Faites le bilan sur votre positionnement stratégique

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Les ateliers collaboratifs ou séances de travail (workshops) présentent beaucoup d’avantages :

Communication et alignement

Votre organisation travaille trop en silo? Les membres de votre équipe ne semblent pas avancer dans la même direction? Chacun est biaisé par sa fonction ou son rôle? L’information ne circule pas de façon claire et uniforme? Certains critiquent le manque de transparence ou de vision de l’organisation?

Cet atelier vous permettra de réunir les personnes clés, toute fonction ou rôle confondus pour une discussion saine et constructive sur l’orientation stratégique de l’entreprise, la vision, les enjeux actuels et futurs, tant au niveau du paysage concurrentiel que des actifs internes. Le format de l’atelier permet de forcer certaines réflexions moins usuelles sur les nouveaux compétiteurs-perturbateurs, sur de nouvelles opportunités de revenus (via de nouveaux modèles d’affaires), etc. C’est l’occasion d’entendre et de valoriser le point de vue de chacun.

 

Intelligence collective et créativité

Vous avez l’impression de tourner en rond? Que l’organisation répète machinalement la même recette en espérant un résultat différent? Vous sentez qu’il y a urgence à challenger le status quo? Vous souhaitez innover?

Comme le dit l’adage : « le tout est supérieur à la somme des parties. » De bonnes idées individuelles c’est bien, un groupe qui construit ensemble sur les apports de chacun c’est mieux! Confronter les points de vues en temps réel permet d’aller plus loin, de miser plus juste.

 

Engagement et ownership

Les membres de votre équipe sont démotivés? Ils ne sentent pas que leur avis pèse dans la balance? Ils ne comprennent pas ce que l’on attend d’eux, ou pire, comment ils peuvent contribuer à l’accomplissement de la vision et des objectifs d’entreprise? La hiérarchie pèse lourd sur l’organisation?

La formule collaborative et les règles du jeu d’un tel atelier permettent de faire vivre très concrètement les valeurs de partage, de respect et de transparence. Ainsi, il y a de fortes chances que les participants se sentent davantage écoutés et donc engagés sur le sujet. Il n’y a pas de mauvaise idée! Les propositions qui émanent d’un groupe sont plus facilement adoptées par ce même groupe.

Toute équipe, qu’il s’agisse d’un groupe hétérogène ou non (plusieurs fonctions ou rôles dans l’organisation). Nous avons mené cet atelier avec plusieurs clients, auprès de groupes allant de 5 à 20 personnes, et de participants provenant de départements TI, marketing, légal, ventes, service à la clientèle, finance, opérations, etc. L’initiative de ce genre d’atelier peut également provenir de n’importe qui dans l’équipe, ce n’est pas nécessairement le gestionnaire qui doit en être l’instigateur. Au contraire, cela renforce l’idée que tout le monde peut jouer un rôle dans l’accomplissement de la mission et de la vision. La décentralisation du leadership permet souvent de générer un ownership plus fort au sein des équipes.

Peu importe les projets en cours ou les méthodes de travail, il n’y a pas de mauvais moment pour se poser des questions. En revanche, certains moments peuvent être particulièrement opportuns pour réaliser cet atelier : une fin d’année, avant le début d’un projet, lors de la création d’un roadmap, après une restructuration, avant un changement de cap annoncé par l’organisation, etc.

C’est une formule clé en main! Donc pas besoin de vous casser la tête sur le sujet, l’horaire, la logistique : TOUT est dans le guide téléchargeable. C’est à dire :

• Les instructions pour le modérateur (dont celles à partager au groupe)

• Les règles de l’atelier

• La durée et le déroulement (minute par minute)

• Le cahier imprimable pour chaque participant

Tout ce qu’il vous reste à faire c’est d’identifier la liste des participants et de réserver la plage horaire et le lieu de l’atelier.

Le rôle de modérateur est fondamental à la réussite d’un atelier, quel qu’il soit. En effet, ce dernier anime la séance, explique les consignes, s’assure de garder le focus de la discussion ainsi que le respect des règles et du temps.

Selon la taille du groupe, d’autres intervenants peuvent supporter le modérateur (ex. gestionnaire de projet, expert, etc.).

Aucune préparation n’est nécessaire non-plus du côté des participants. Leur présence (sans distraction de cellulaire ou ordinateur) est la seule condition au bon déroulement de l’atelier. Cela fait d’ailleurs partie de la philosophie de ce genre d’exercice de ne pas se préparer à l’avance, afin de préserver la spontanéité du groupe.

Il est toutefois important de bien introduire l’atelier, le contexte, les objectifs et les motivations de sa tenue, ainsi que l’utilisation concrète qui sera faite des réflexions générées. Un suivi post-atelier s’impose.

Si vous souhaitez être accompagné, que ce soit pour cet atelier ou pour une séance de travail collaborative plus complète et qui touche à d’autres thématiques, n’hésitez pas à nous contacter!