Prenez le contrôle de votre site Web

La gestion et la mise à jour d’un site Web sont des défis de taille pour les organisations, tant les grandes que les petites. Ces activités nécessitent plusieurs talents et ressources d’entreprises spécifiques bien différents et difficiles à marier, tels la communication et la programmation.

Cette situation a engendré depuis plusieurs années le besoin pour des solutions qui permettent aux rédacteurs de contenu de se concentrer sur leur talent en disposant des outils qui permettent de contourner les obstacles technologiques. Les gestionnaires de contenus, ou CMS (Content Management System) en anglais, sont en quelque sorte la réponse à cette situation.

Des centaines de solutions à cette fin existent sous diverses formes. Regardons de plus près les critères de sélection et la démarche qui aideront votre organisation à faire le choix du meilleur CMS en fonction de vos objectifs.

Une démarche qui débute avec les besoins

Il faut se rappeler que la démarche est avant tout une décision d’affaires : quels sont les objectifs d’affaires visés par la mise sur pied du site Web de mon organisation ? Il est essentiel d’identifier des objectifs globaux (ex : augmenter la notoriété de mon organisation et faciliter la prestation du service à la clientèle) et plus spécifiques (ex : attirer 100 clients ciblés par jour sur le site et effectuer une transaction avec 10 nouveaux clients par jour) pour votre site Web. Ensuite, ces objectifs pourront être ventilés en fonctions puis en fonctionnalités recherchées et priorisées pour l’atteinte des objectifs d’affaires électroniques de votre organisation. Cette attitude semble naturelle et évidente, mais elle ne représente malheureusement pas la norme dans les organisations où les choix de solutions viennent souvent de l’externe, par la sortie d’une nouvelle technologie « à la mode » ou la proposition d’un fournisseur technologique.

La propriété du code

Les CMS, comme la plupart des logiciels, peuvent prendre deux formes principales.

Le CMS propriétaire est celui qui appartient au fournisseur technologique sélectionné et qui est loué à votre organisation, en mode ASP (Application Service Provider) ou installé sur votre serveur. La question de la réutilisabilité des données doit être résolue : qu’advient-il de votre site et de vos données lorsque votre organisation désire terminer sa relation avec le fournisseur ? Souvent, le site n’existe tout simplement plus lorsqu’on « débranche » le CMS. Le coût de changement de fournisseur peut alors devenir exorbitant. Par contre, certains de ces outils, s’ils répondent à un fort pourcentage de vos besoins, peuvent représenter la solution idéale pour votre entreprise. De plus, le propriétaire est imputable pour la qualité de l’outil qu’il développe et il doit garantir un certain niveau de service et un encadrement qui facilite l’utilisation de l’outil.

L’autre forme, le CMS à code source ouvert, permet une plus grande réutilisabilité et offre plus de contrôle à l’organisation qui l’utilise. Par contre, il nécessite une expertise interne plus pointue ou une ouverture à un autre type de relation d’affaires avec des fournisseurs technologiques. Ces derniers, plutôt que de vendre ou louer un outil, offrent leurs services en appui à un logiciel à code source ouvert (souvent gratuit) de support et de développement. Le coût fixe est moindre ou minime (achat de la licence), mais les coûts variables sont habituellement plus grands et difficiles à prévoir. Par contre, la propriété du site et la réutilisabilité du site et des données sont garantis.

Se retrouver dans les critères de sélection

Il est important de procéder avec la démarche mentionnée précédemment, notamment à cause de la variété de critères, requis et fonctionnalités à considérer dans le choix du CMS qui répondra aux besoins de votre organisation.

Ces critères concernent deux principaux aspects, principalement technologiques et managériaux. Les critères technologiques fondamentaux sont la stabilité, la performance, la sécurité, la perméabilité aux engins de recherche ( voir l’article de mon collègue Simon Lamarche ) et l’interopérabilité avec d’autres outils/sites/plateformes. Notons en outre un critère important : l’extensibilité, soit la capacité à croître et à ajouter des fonctionnalités pertinentes. Tous ces critères auront un impact certain sur les activités de gestion de contenu de votre organisation à court et à long terme.

Les aspects managériaux auront un impact certain à court terme, mais également à long terme. Par exemple, la capacité à gérer des listes de courriel, des profils de visiteurs ou encore la consultation des statistiques d’accès à votre site. Tous sont des critères qui surviennent trop souvent après avoir effectué la sélection d’un CMS. Une fois mis sur pied, il peut s’avérer extrêmement coûteux de modifier le CMS pour répondre à ces objectifs qui auraient été négligés lors de la sélection. Les autres aspects à considérer concernent le processus de mise à jour du contenu : la délégation et la révision des contenus mis en ligne, la convivialité des pages créées par le CMS et la protection des normes graphiques implantées sur le site de votre entreprise. Chaque CMS offre différents niveaux de support pour chacun de ces points. Finalement, concernant la croissance de votre site, il est important de considérer les orientations du fournisseur ou du groupe qui rend disponible l’outil en question. Il est préférable de sélectionner un fournisseur ayant des objectifs de croissance reliés à l’industrie dans laquelle vous oeuvrez, de sorte que vous jouirez d’un support à long terme et d’une technologie pertinente à votre domaine d’activité.

Comme on peut le constater, choisir un CMS n’est pas une mince tâche. Effectuer un choix de façon pragmatique assurera à votre organisation que l’outil technologique sélectionné contribuera positivement à vos objectifs d’affaires. L’inverse pourrait vous surprendre, occasionner beaucoup de problèmes ou même faire reculer votre organisation en termes d’affaires électroniques. Faites appel à des spécialistes ou dégager les ressources nécessaires à cette démarche dans votre organisation. Il en va de votre succès en affaires électroniques !