Guide pour la gestion efficace des parties prenantes

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Aujourd’hui, presque tous les projets numériques ont lieu dans un contexte où les parties prenantes jouent un rôle majeur dans l’accomplissement des tâches. Les projets sont de plus en plus sensibles aux actions et aux décisions prises par plusieurs intervenants internes et externes. Les intervenants du projet peuvent inclure, par exemple : une équipe de projet, des agences, des designers, des programmeurs, des directeurs, des stratèges, des rédacteurs, des fournisseurs médias, des clients, des utilisateurs de la plateforme, etc.

En numérique, où tout va très vite et où les projets sont souvent démarrés en vitesse « grand V », on constate que la gestion des parties prenantes en début de projet est parfois oubliée. Pourtant, elle est intimement liée au succès du projet. L’analyse et l’identification des parties prenantes sont des activités clés afin de définir les requis et attentes de chacun vis-à-vis du projet et de ses activités.

Le défi pour les gestionnaires de projets numériques est aussi de bien comprendre le niveau de compréhension numérique de l’équipe de projet. L’implication requise de la part d’une partie prenante peut être difficile à saisir si cette ressource a moins d’expérience dans l’univers du numérique. C’est au gestionnaire de projet d’identifier ces défis et de s’assurer de mettre en place des outils pour gérer la compréhension de l’équipe complète afin d’établir un équilibre entre la réalité du projet et le output désiré.

Dans cet article, je vous expliquerais 4 processus pour la gestion des parties prenantes dans la gestion d’un projet numérique qui vous aideront à établir les bonnes pratiques pour le succès de votre projet.

4 processus de gestion des parties prenantes

La 5e édition du PMBOK décrit ce champ de connaissances en 4 processus :

  1. Identifier les parties prenantes
  2. Planifier la gestion des parties prenantes
  3. Gérer l’engagement des parties prenantes
  4. Contrôler l’engagement des parties prenantes

Identifier les parties prenantes

Lors de cette étape, il faut identifier tout individu, groupe ou organisation qui peut avoir un impact de façon directe ou indirecte sur le projet. Il faut penser au-delà des parties prenantes internes; il est important d’inclure aussi les utilisateurs et les consommateurs du produit final. La recherche utilisateur peut être une bonne façon de prendre en compte l’utilisateur dans les processus de décision. D’inclure l’opinion de nos utilisateurs nous permet de voir à plus long terme la stratégie, plutôt que de se limiter seulement à la réalisation du projet en cours.

Il est ensuite important de documenter et de partager les informations à chacune des parties prenantes et de s’assurer que chacun est à l’aise avec les responsabilités de son rôle. Une autre façon de fonctionner pourrait être de laisser l’équipe choisir ses rôles et de réviser le tout par la suite.

Le RACI est un outil qui vous aidera à identifier les rôles des membres du projet :

NIVEAU D’ENGAGEMENT DESCRIPTION
R=Responsable de l’exécution et des suivis Ces personnes sont responsables de réaliser ou de suivre l’évolution des tâches, sans nécessairement être le décideur.
A=Accountable (imputable)/décideur ultime Les A ont pour rôle l’approbation et la validation des actions; chaque tâche du projet doit être approuvée par eux.
C=Consulter/conseillé en cas de besoin Ce sont généralement des experts qui détiennent une compétence sur un sujet précis. Ils sont souvent appelés en cours de projet pour des conseils.
I=Informer de l’avancement du projet/livrable Ces personnes doivent être informées même si elles n’exercent pas un rôle de décideur dans le projet, car il est possible qu’elle soit impactée par un changement.

Planifier la gestion des parties prenantes

Après avoir identifié les rôles clés de chacun, il faut établir des stratégies pour gérer efficacement l’implication des parties prenantes identifiées pendant la durée du projet. Selon les rôles de chacun, il faut être en mesure de rendre les informations importantes accessibles au bon moment via les canaux de communication prédéterminés.

On peut par exemple prévoir dans son échéancier les rencontres et identifier qui sera impliqué dans chacune des rencontres. Par exemple, un président pourrait être un « I » (comme mentionné dans le modèle RACI), car il ne sera pas nécessairement impliqué quotidiennement dans l’avancement de la stratégie du site web, mais sera informé à des moments décisionnels clés. De prévoir l’implication des parties prenantes à travers l’échéancier vous évitera de recevoir des demandes de suivi et de progrès régulièrement, en plus de requêtes de mises à jour personnalisées qui réduiront l’efficacité du projet.

Gérer et contrôler l’engagement des parties prenantes

Après les deux premières étapes, on se dit souvent « parfait, j’ai terminé, j’ai identifié et planifié les parties prenantes de mon projet ». Surprise ! Cette tâche est itérative, il faut donc effectuer en continu un suivi global avec les parties prenantes et ne pas oublier de mettre à jour les documents et d’adapter les stratégies de gestion selon le cas.

Il est aussi très important de promouvoir dans l’équipe une implication appropriée dans les activités de projet pour que chacun collabore dans cette planification. La tâche n’est donc pas seulement de planifier, mais de mettre en œuvre et de bien communiquer notre approche tout au long du projet.

En résumé

L’objectif de la gestion des parties prenantes est de prévoir et gérer les attentes des intervenants d’un projet et des utilisateurs finaux, tout en réduisant les impacts négatifs et en améliorant le soutien offert. Selon l’envergure du projet, il est normal que le temps et l’ampleur de l’activité puissent varier. Par contre, je crois qu’il est important d’aborder cet enjeu en début de projet, et d’en discuter avec l’équipe de projet. À défaut de ne pas prendre en compte certains intervenants importants, le projet risque d’engendrer des délais, des coûts supplémentaires, des enjeux non prévus, des changements de scope et voir même une annulation. Vous avez le pouvoir de réduire ces risques dès le début de votre projet !

Est-ce que vous prenez en compte les parties prenantes dans le démarrage de vos projets numériques actuels?

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