Chez Adviso, il nous arrive régulièrement d’avoir à accompagner nos clients dans la délicate tâche de la sélection d’un fournisseur. Notre neutralité vis-à-vis des solutions et fournisseurs technologiques, notre connaissance approfondie des stratégies Internet des nos clients ainsi que l’envergure de notre expérience contribuent à ce que l’on nous confie ce type de mandat.
Avant tout : une bonne planification
La première étape, qui semble évidente, est celle de la planification stratégique Internet. C’est un processus qui mène à un cahier des charges détaillé où tout est pensé en fonction de la stratégie d’affaires. On voit encore très souvent des appels d’offres ou demandes pour créer des sites pour de grandes entreprises qui ne font qu’une page ou deux avec une énumération de critères recherchés.
Cela amène comme résultat un très grand pouvoir aux firmes technologiques qui peuvent présenter leur offre selon leur propre hypothèse, pas en fonction des besoins précis du client. Cela mènera également à faire le choix de la firme qui offre la meilleure prestation de vente et pas nécessairement celle qui aurait eu la meilleure adéquation avec le projet.
Des dizaines d’éléments à considérer
Le choix d’un fournisseur technologique Web est un choix long terme, en tout cas pour les projets avec une certaine envergure ou complexité. Il n’est plus rare de voir des contrats de 5, 10 et même 15 ans se signer entre fournisseurs de plates-formes et clients qui réalisent la profondeur de la relation d’affaires qu’ils auront à développer avec la firme choisie.
L’aspect local et la proximité du fournisseur font certainement parti des critères. La capacité de la firme à évoluer dans les langues requises par le projet dans les 3 ou 5 prochaines années aussi. Le type de site jouera également : un site qui sert à générer des opportunités d’affaires (leads), un site de commerce électronique ou une communauté nécessite des outils, processus et expertises qui sont complètement différents, difficiles à retrouver chez un seul fournisseur.
Les coûts sont évidemment un facteur très important. Une erreur commune est de juger uniquement les coûts initiaux. Les coûts de maintenance, de licence, d’intégration avec d’autres outils, d’optimisation continue et de mesure de performance sont également à considérer. À ce sujet, nous avons écrit un article qui recense des coûts souvent négligés pour l’achat d’un CMS, ou outil de gestionnaire de contenus.
Étapes d’un processus rigoureux
Une fois le besoin clairement détaillé dans un document, il est temps d’utiliser les données existantes pour créer une grande liste de fournisseurs possibles à l’aide de données secondaires qui sont disponibles (Ex : Forrester, Internet Retailer), de références de pairs, de recherches Web et de listes de fournisseurs par catégories respectives. Une petite recherche pour tenter de trouver les fournisseurs qui ont produit un site en particulier peut s’avérer très utile.
Il faut ensuite élaguer cette grande liste pour en venir avec une courte liste de fournisseurs soigneusement triés sur le volet. Une grille de sélection préliminaire est un outil précieux pour ce faire. Celle-ci doit comporter des critères pondérés selon l’importance des enjeux du projet.
Une fois cette courte liste établie, il faut statuer sur le type d’information que l’on acheminera aux fournisseurs avec qui on entamera une relation. Il est important de donner le même niveau d’information à tous les fournisseurs, ceci maximise la transparence et diminue les chances de décisions prises de façon émotionnelle ou de copinage. À cette étape, il peut également être adéquat de faire signer une entente de confidentialité aux fournisseurs de cette liste de manière à être confortable à donner les informations nécessaires pour faire une proposition pertinente.
Finalement, on doit considérer les propositions reçues et créer un comité composé de tous les détenteurs d’enjeux du projet et potentiellement d’experts indépendants. Ceux-ci devraient remplir une grille pondérée très précise. On peut ensuite rencontrer les finalistes pour des séances d’échanges plus profonds de façon à aller au fond des choses avec au moins deux fournisseurs. On pourra également ajouter une étape supplémentaire où l’on donnerait encore plus d’informations à ce nombre très restreint de fournisseurs. Par exemple, communiquer des chiffres de vente permettrait d’amener des fournisseurs à mieux comprendre les enjeux financiers, ce qui pourrait diminuer grandement les risques d’un projet en alignant les objectifs des deux partis.
On voit donc qu’il s’agit d’un processus critique et relativement complexe qu’il ne faut pas prendre à la légère. Le prendre à la légère, ça voudrait dire ne pas accorder temps et ressources au processus. Le coût de ne pas procéder à une telle démarche se traduit en pertes financières et aussi de temps causées par une mauvaise décision.
